Bagaimana menyajikan suatu data dalam presentasi?

Ketika menyajikan suatu data pada presentasi kita di depan umum, satu hal paling prinsip yang paling utama adalah: kejelasan. Hal ini sangat krusial dimana data yang akan kita sampaikan di suatu presentasi harus membawa pesan yang jelas. Pesan yang jelas ini, hanya dapat disampaikan ketika kita mengetahui suatu fakta bahwa:

Data slides are not really about the data.
They are about the meaning of the data

Banyak penyaji yang salah mengartikan konsep ini. Berapa banyak orang yang menyajikan sebuah slide berisi suatu chart yang kompleks dalam waktu 5 menit, namun setelah itu kita tidak dapat menangkap point dari slide tersebut. Permasalahan yang cukup mendasar bahwa satu slide sebenarnya bukan tempat yang baik untuk menampilkan data yang kompleks. Ketika audience menginginkan  untuk meneliti data tersebut satu-per satu dengan suatu kesimpulan, buatlah dalam bentuk print-out untuk seluruh audience.

Gunakan lima prinsip ini jika kita ingin menyampaikan informasi sejelas mungkin:

1. Tell the truth (Ceritakan kondisi real/jujur), ingat jujur adalah prinsip utama dari sebuah data
2. Get to the point (Sampaikan langsung ke inti)
3. Pick the right tool for the job (Gunakan tool yang tepat untuk menyampaikan informasi)
4. Highlight what’s important (Lakukan highlight untuk sesuatu yang penting)
5. Keep it simple

Yuk, kita bahas masing-masing dari point tersebut 🙂

Tell the truth

Kredibilitas suatu data adalah hal yang utama. Latar belakang seseorang yang akan menjadi audience kita juga memerlukan perhatian. Hindari  ornamen yang tidak perlu atau tidak cukup substansial. Selain itu yang paling penting: tulis sumber data, hehe

Menurut teman-teman, mana kah yang lebih mudah ditangkap  informasi pengeluarannya? Gambar di atas atau di bawah?

Getting to the Point

Dalam menyajikan suatu data, hal yang diinginkan adalah : Apa yang kita ingin audience tangkap dari dari data kita? Hal ini bisa kita mulai dengan pertanyaan “Apa yang ingin mereka ingat dari data ini?”. Bagi penyaji biasanya hal ini yang akan dijelaskan lebih lanjut, misalnya diawali dengan latar belakang sehingga menghasilkan data seperti yang disampaikan. Namun, apapun itu buatlah agar audience secara cepat memahami point yang ingin kita sampaikan. Misalnya seorang penyaji yang ingin menyampaikan evaluasi penjualan tahunan seperti ini

Namun sebenarnya yang ingin disampaikan dari penyaji adalah bahwa menjelang Q2 mereka berada pada titik terendah yang seharusnya perlu mendapat perhatian, yang mungkin bisa disajikan lebih baik dengan seperti ini

Jika kita percaya dan mampu memahami data, akan lebih mudah untuk membangun slide. Kesimpulan pun bisa saja dapat diambil bergantung bagaimana grafik/tabel yang kita gunakan dan menggunakan penekanan. Misalnya seperti contoh-contoh ini, semua berasal dari data yang sama, namun bisa memberi maksud dan kesimpulan yang berbeda

Picking the Right Tool for the Job

Pada bagian ini, kita akan sedikit membahas tips tool yang tepat untuk menyajikan data kita, dalam hal ini berkaitan dengan jenis chart yang umumnya digunakan untuk memvisualisasikan data. Bahkan dalam keadaan paling ekstrim, chart yang terbaik adalah tanpa chart. Nah bingung kan? Misalnya seperti gambar di bawah ini

Gambar sebelah kiri menunjukkan pesan yang sangat jelas dengan didukung gambar/background, dimana hal tersebut bisa digunakan sebagai suatu kesimpulan. Sedangkan gambar di sebelah kanan, kita mencoba membandingkan dengan pilihan yang lain. Selain itu kita dapat menyajikan data dengan menggunakan Pie Chart yang digunakan untuk membentuk suatu proporsi dan membandingkan presentase nya dengan komponen yang lain. Tips menggunakan Pie Chart:

1. Letakkan posisi ata pertama pada pie chart buat seperti jarum jam pukul 12
2. Menurut expert, disarankan untuk membatasi pie chart sampai delapan slice, jika berlebihan akan menjadi tidak efektif
3. Penjumlahan tiap slice menghasilkan 100 % (pasti dong ya.. :D)

Chart lain yang sering digunakan adalah bar chart. Secara umum bar chart dapat memvisualisasikan data lebih detail daripada Pie Chart, dan dapat menampung set data yang lebih besar. Jika teman-teman ingin menyajika chart secara interaktif, tulisan saya sebelumnya mungkin bisa menjadi alternatif

Highlighting What’s Important

Tetap ingat bahwa tujuan presentasi bukan menyajikan seluruh data, tapi untuk menyampaikan kesimpulan dan pandangan/evaluasi.   Untuk mempermudah membuat chart kita dapat membagi kedalam tiga layer, yaitu:

1. Background : Elemen-elemen seperti skala, legenda, atau grid
2. Data : biasanya didapat dari sumber data. Disajikan dengan kontras, agar audience mudah membedakan
3. Penekanan : highlight dan kunci pesan dari data.

Ilustrasi di bawah ini mungkin sedikit membantu memahami ketika membangun tiga layer tersebut

Keeping It Simple

Satu slide terkadang tidak cukup untuk menyajikan data, maka jangan tambahkan ornamen atau elemen tambahan yang justru mempersulit audience untuk fokus pada pesan yang akan kita sampaikan. Ketika kita mampu menghapus semua elemen yang tidak substansial, maka informasi  akan semakin terang.

Mudah-mudahan berbagai tips  yang telah saya sampaikan di atas memberikan cara berpikir baru dan lebih baik untuk kita dalam menyajikan suatu data dalam presentasi. 🙂