Menggunakan fasilitas caption dan cross reference pada Ms Office Word

Menggunakan caption pada objek gambar/tabel

Pada kesempatan kali ini, saya akan membahas salah satu fasilitas caption pada Microsoft Office Word. Seringkali dalam membuat dokumen, kita memasukkan berbagai objek selain teks, seperti gambar atau tabel disertai dengan caption yang menjelaskan informasi tentang gambar atau tabel tersebut. Sebagai contoh, misalkan kita mempunyai gambar yang telah disisipkan ke dalam dokumen, maka untuk menambahkan caption dapat dilakukan dengan seleksi objek tersebut-> Klik kanan-> Insert Caption,  sehingga akan muncul caption dialog

Pada bagian Label, pilih label yang akan digunakan untuk nama caption, misalnya “Gambar”. Jika nama tersebut tidak ditemukan maka dapat ditambahkan melalui New Label.

Selanjutnya pada bagian position terdapat pilihan letak caption terhadap objek (dibawah objek atau di atas objek).

Selain itu terdapat pilihan Numbering sebagai opsi tambahan dalam format caption mulai dari format angka hingga format caption dengan menambahkan Chapter (Bab) pada tulisan.

Jika selesai maka pilih OK. Hasilnya seperti gambar dibawah ini.

Pada ilustrasi tersebut caption yang dihasilkan adalah “Gambar 1” artinya menunjukkan caption untuk gambar teratas pada dokumen tersebut. Selanjutnya teman-teman dapat menambahkan keterangan tambahan dengan mengetikkannya disampingcaption yang telah dibuat. Nah, bagaimana dengan caption pada tabel? Proses nya hampir sama, yang berbeda hanya label yang digunakan, kita dapat menambahkan label “Tabel” jika pilihan tersebut belum tersedia.

Melakukan modifikasi style pada caption

Nah, selanjutnya bagaimana cara mengubah format tulisan caption? Cara nya cukup mudah, jika menggunakan Ms Word 2010 pada Tab Home-> Style->pilih tanda panah ke bawah maka akan muncul style untuk caption, klik kanan pada pilihan tersebut kemudian pilih Modify seperti gambar di bawah ini.

Menggunakan fasilitas Cross Reference

Nah, seringkali caption pada gambar tidak cukup untuk menjelaskan suatu objek tersebut, sehingga harus dijelaskan kembali dalam suatu paragraf baru dengan cara mengutip caption tersebut, misalkan kita ingin menuliskan: “Pada Gambar 1 menjelaskan tentang bla..bla..bla.) perhatikan pada kata Gambar 1, kita dapat menuliskannya dengan cara pilih Tab Insert->Cross Reference seperti pada gambar di bawah

Maka akan muncul dialog untuk menambahkan referensi, pilih reference type nya sesuai dengan yang telah kita buat (misalkan Gambar), maka akan ditampilkan daftar objek pada dokumen dengan label tersebut.

Kemudian terdapat centang Insert as hyperlink, dimana referensi yang kita tambahkan akan berfungsi pula sebagai hyperlink dalam dokumen (hyperlink juga masih berfungsi ketika dokumen dikonversikan dalam bentuk PDF).

Pada opsi insert reference to kita dapat pilih tipe referensi yang akan digunakan contohnya gunakan opsi “Only label and number” maka kata yang dihasilkan pada referensi adalah “Gambar 1”

Melakukan update field

Loh, kalau begitu bagaimana kalau kita ingin menyisipkan object diantara objek yang lain, apakah harus mengulang dari awal penomoran nya? Lalu bagaimana dengan referensi yang ada sebelumnya, harus ngulang dong? Tentu tidak, kita dapat menyisipkan objek tersebut dengan langkah yang telah dijelaskan sebelumnya. Nah pada kasus yang tadi ternyata caption yang dimasukkan otomatis berubah, tapi referensi nya tidak berubah. Bagaimana cara mengubahnya? Kita cukup melakukan seleksi semua teks di dokumen (Ctrl + A) kemudian kita tekan F9, makareferensi dari caption yang berubah tadi akan otomatis disesuaikan dengan yang baru. Mudah bukan? Semoga tips ini bermanfaat buat teman-teman 🙂